Co powinna zawierać pieczątka urzędowa i kto jej używa?
14 sierpnia, 2020Ile trwa dorabianie klucza?
9 września, 2020Choć nie obowiązuje nas prawo, by jako firma posiadać swoją pieczątkę, urządzenie to niezwykle pomaga w codziennej pracy każdego przedsiębiorstwa jak i innych podmiotów czy instytucji. Trudno sobie wyobrazić ręcznego podpisywania dokumentów wszelkimi informacjami (np. adresem firmy i podpisem właściciela, etc)- w przypadku pieczątki jest to jedynie jeden odcisk na dokumencie i gotowe. Jaką pieczątkę należy wybrać?
Rodzaje pieczątek w firmie
W firmie można mieć kilka rodzajów pieczątek, które będą odpowiednie do codziennej pracy z dokumentami. Na czele wszystkich tych pieczątek stoi oczywiście tradycyjna pieczątka firmowa, która zazwyczaj posługuje się właściciel firmy i/lub księgowość. Taka pieczątka potrzebna jest do podbijania wszelkich firmowych dokumentów, w tym umów, faktur, korespondencji. Pieczątka firmowa to prosty sposób na uwierzytelnienie tychże pism. Pieczątka firmowa, choć nie wymagana przepisami prawa, to świetna opcja na zestawienie wszelkich informacji o firmie w jednym miejscu, co jest niebagatelnie ważne dla urzędów, kontrahentów, a także dla klientów. Na pieczątce znajdą oni podstawowe informacje jak nazwa firmy, jej właścicieli, adres, NIP, a także coraz częściej również adres strony www. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na bardzo spersonalizowane pieczątki, na których umieszczają np. logo swojej firmy czy marki- to bardzo ciekawy i tani sposób na przykucie uwagi klienta.
W firmie możemy także mieć wszelkie datowniki i numeratory, które sprawdzają się w wielu biurach, nie tylko w tych rachunkowych. Numeratory i datowniki to pieczątki niezbędne w działach księgowych, które znacznie przyspieszają pracę z dokumentami. Sprawne używanie numeratorów i datowników to dobry sposób na współpracę z wszelkimi urzędami, które przecież lubią mieć wszystko ponumerowane, i w których bardzo ważne są daty wpływu dokumentów danej firmy.
Pracownikom można także wykonać pieczątki imienne- sprawdza się to w wielu branżach. To pieczątki, które będą szczególnie prywatne wszelkim koordynatorom, kierownikom zespołów, etc, czyli osobom, które nieraz podbijają dokumentację jako osoby stojące najwyżej w hierarchii danej grupy. To bardzo przydatne rozwiązanie, zwłaszcza w sytuacji, kiedy dużo dokumentów krąży w obiegu wewnętrznym firmy. Taka pieczątka może zawierać nie tylko imię i nazwisko pracownika, ale także funkcję/ stanowisko jakie pełni on w firmie.
Wygląd pieczątki firmowej
Oczywiście możemy sobie wybrać indywidualnie wygląd, czyli kształt lub/i kolor firmowej pieczątki. W sklepach z pieczątkami znaleźć można różne rodzaje stempli- okrągłe, owalne, podłużne, prostokątne. Co do koloru stempla, śmiało można powiedzieć, iż istnieje tu dowolność wyboru. Przed decyzją warto odbić sobie na papierze kilka różnych pieczątek i ocenić, która z nich najlepiej pasowałaby do naszej firmy. Możemy się także zdecydować na pieczątkę małą, kieszonkową lub o standardowych wymiarach. Jeśli pieczątka używana będzie jedynie stacjonarnie w dziale księgowym, można wybrać pieczątkę większą oraz metalową, która gwarantuje trwałość oraz wyrazistość odbicia. Jeśli jednak prowadzimy działalność i często jeździmy do klienta, warto wybrać stempel w kieszonkowym rozmiarze.